Å flytte til et nytt kontor er en like krevende prosess som å flytte til et nytt hjem. Du har store, uhåndterlige møbler, elektronikk som er vanskelig å pakke, og flere rom med ting og tang som må pakkes ned. Som vanlig har du heller ikke mye tid til å få alt gjort (du kan ikke akkurat stenge driften en uke for å ordne alt). Kontorflytting er mye jobb, uansett hvor stor eller liten bedriften din er. Dersom du skal flytte til et nytt kontor, kan du følge disse tipsene for å gjøre prosessen så smidig som mulig.
- Start planleggingen tidlig
Når du skal flytte til nye kontorer er det ingenting som heter å ta ting på sparket. Du må starte planleggingen tidlig og finne ut hvem som gjør hva, hvordan de skal gjøre det og når det skal bli gjort. Ellers vil du oppdage at du må gjøre alt i siste liten. Det er ingen som ønsker å tilbringe natten på kontoret, og kaste stiftemaskiner ned i en eske eller finne ut hvordan de klargjør datautstyret for flyttingen. I tillegg til å planlegge hvordan du skal få alt klart til flyttedagen, bør du også han en plan for hvor tingene skal stå på ditt nye kontor. Lag en oversikt over kontoret og fellesrommene og finn ut hvilke nye behov du har. Du bør antagelig bruke noen måneder på å planlegge flyttingen, og enda et par måneder på å få alt klart. Ikke klem å sette opp et flyttebudsjett. Det er viktig å vite hvor mye det hele vil koste deg.
- Utnevn en flytteleder
Selv om du skal dele opp jobben, er det fremdeles viktig å utnevne en flytteleder som kan legge til rette og følge opp slik at ting skjer i henhold til planen. Vanligvis vil en administrativ assistent være den beste personen til dette, men du kan også utnevne en som har erfaring med kontorflytting fra tidligere.
- Gjør undersøkelser slik at du finner det beste flyttebyrået
Vi anbefaler alltid at du undersøker og får pristilbud fra minst tre profesjonelle flyttebyråer før du bestiller. Siden det å flytte kontor kan bli veldig kostbart, bør du se på noen flere. Dersom du har budsjettet til det, bør du planlegge å bruke et selskap som gjør alt. De vil stå for pakkingen, selve flyttingen og pakke opp for deg på det nye stedet. Spør deg rundt etter anbefalinger av flytteselskaper som har erfaring med det å flytte kontor. Du vil være sikker på at du leier et byrå som har et godt omdømme på dette området. Få en representant fra hvert av byråene til å komme til kontoret ditt, slik at de kan få en oversikt over jobben som må gjøres. Med jobber som denne er det ikke nok å kun beskrive hva som skal gjøres over telefonen. Det selskapet du leier for jobben, bør ha lisens og forsikring.
Gi alle i oppgave å pakke deres eget skrivebord
Selv om du har et flyttebyrå som vil komme og ta seg av de store tingene, vil det være til stor hjelp om alle er ansvarlige for sitt eget skrivebord. Gi dine ansatte informasjon om når de må ha pakket ned alle sakene på skrivebordet sitt, og oppmuntre dem til å ta litt av gangen. Det er dumt om alle utsetter pakkingen til siste øyeblikk. Det kan hende du må gi dine ansatte fri i noen timer dagen før flyttingen slik at de kan få skrivebordet sitt i orden.
- Ikke glem datautstyret
En av de største komplikasjonene forbundet med det å flytte til et nytt kontorlokale er å koble fra og koble til igjen all teknologien. Så snart du kjenner datoen for flyttingen din, bør du be IT-avdelingen om å utarbeide en plan for overføringen av alt det tekniske utstyret. Dette inkluderer datamaskiner, servere og telefoner samt data- og internettplaner. Dette er en stor jobb, og en som du ikke kan sette ut til et flyttebyrå. Det er derfor viktig at teamet ditt begynner å jobbe med dette så tidlig som mulig. Dersom du skal kvitte deg med utstyr, så lag en plan for hvordan du skal resirkulere eller donere det bort.
Få en oversikt over reglene som gjelder for bygningen
Med mindre firmaet eier bygningen du flytter ut av eller inn i, må du få en fullstendig oversikt over alle bygningsregler rundt flytting. Det kan være at du bare har lov til å flytte mens de andre i bygningen har stengt, eller at du må legge inn en spesiell forespørsel for å bruke serviceheisen. Få disse reglene fra byggeledelsen så tidlig du kan, siden det vil diktere logistikken på flyttedagen.
- Meld fra om adresseendring
Det er bedre å begynne å oppdatere dokumenter med den nye adressen tidligere, snarere enn senere. Så bestill nye visittkort, brevpapir, konvolutter, returetiketter, etc. når du kjenner din nye adresse. Sørg for å oppdatere kundene dine også, spesielt hvis de sender ting til deg regelmessig. Det er mye bedre å ha alle dine oppdaterte dokumenter på plass før du flytter enn å risikere å vente på dem i dager eller uker etter at du har flyttet til ditt nye sted.
- Vær nøye med å merke eskene dine
Merking av esker er alltid viktig når du skal flytte, men det er spesielt viktig når du flytter til et nytt kontor. For å holde driften i gang under og etter flyttingen, bør du merke hver eske nøye slik at du ikke leter etter ting som skrivepapir eller toner når du virkelig trenger dem. For maksimal effektivitet bør du merke hver eske med lokasjon og nummer og ha merker du hver boks med et sted og et nummer. Deretter samler du all informasjonen på et regneark som viser eskens nummer og innhold. Det er litt mer arbeid, men det vil spare deg for massevis av tid når du skal pakke ut på det nye kontoret. I tillegg vil det være lett for alle å få tilgang.
- Sørg for at alt passer
Selv om du har tenkt å ta med deg det store kjøleskapet på pauserommet, kan det hende at plassen på det nye pauserommet ikke tillater det. I stedet for å kaste bort tid, energi og penger på å flytte gjenstander som ikke får plass i dine nye kontorlokaler, bør du sørge for å finne ut av om de passer før du flytter. Dette gjelder store ting som konferansemøbler, stort elektrisk utstyr og alt annet som trenger mye plass. Forhåpentligvis har du valg et nytt kontor som har plass til alt utstyret, men dersom du ikke har det er det lurt å finne ut av det før du flytter i stedet for senere.
- Prøv å flytte noen mindre ting selv først
Gjør flyttedagen enklere ved å flytte noen av de mindre tingene selv først. Dette avhenger selvfølgelig at du allerede har overtatt de nye lokalene. Du kan gjøre hele flytteprosessen lettere ved å ta ting som planter og enkelt kontorutstyr med deg til de nye lokalene. Da kan du også benytte deg av anledningen til å legge alt på plass med en gang.
- Feir de nye kontorlokalene
Det å flytte kontor er stressende for alle, inkludert dine ansatte. Som takk for alles bidrag for å få dette til å fungere og for å feire de nye lokalene, bør du legge inn i budsjettet ditt at du skal holde en liten fest. Dere trenger ikke å være helt ferdige, og det trenger heller ikke være noe stort. Selv en hyggelig lunsj midt i uken i løpet av den første uken etter flyttingen vil vise dine ansatte hvor mye du verdsetter deres hjelp.
Det ligger mye arbeid med å flytte kontoret, men sjansene er store for at du har gode grunner til å flytte. Planlegg så mye du kan i forkant, slik at ingenting glemmes. Utnevn en flytteleder tidlig i prosessen. Det å vite at en person har kontroll over flytteprosessen vil redusere stresset og sørge for at alt går som det skal.
